Politique de dépenses des employés de l'ERSG

Introduction et objectif. La présente politique sur les dépenses des employés de FRGS (la “Politique“) s’applique aux dépenses engagées par FRGS[1] ou ses employés dans le cadre de l’exécution des services en régie, qu’ils soient rendus au client ou au client du client, le cas échéant. L’objectif de la politique est de s’assurer que le client comprend ses obligations envers le FRG et le FRGS en ce qui concerne les dépenses engagées par les employés du FRGS. Il incombe au Client de s’assurer que tous ses employés ou les employés du Client, le cas échéant, qui travaillent avec ou engagent un employé du FRGS reçoivent une copie de la Politique et la comprennent. Les dépenses remboursées par le Client en vertu des présentes comprennent, sans s’y limiter, les billets d’avion, les billets de train, l’hébergement, les repas, le stationnement, les frais de location de voiture, l’essence et le kilométrage (au taux alors en vigueur fixé par l’IRS), ainsi que d’autres frais directs et accessoires.

Processus d’approbation des dépenses. Les employés du FRGS doivent soumettre toutes les dépenses dans le système de comptabilisation du temps du FRG ou du FRGS, accompagnées des pièces justificatives. Une fois soumise, la demande de dépenses et les pièces justificatives sont envoyées par voie électronique à un représentant du Client pour approbation. Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception par le client d’une demande de remboursement des frais (la “période d’examen des frais“), le client doit approuver ou contester la demande de remboursement des frais. Si le client n’informe pas FRG ou FRGS de sa contestation d’un élément d’une demande de frais au cours de la période d’examen des frais, il est réputé approuver tous les aspects de la demande de frais. Si le client conteste un élément d’une demande de remboursement, il doit immédiatement en informer le FRG ou le FRGS par écrit et en indiquer les raisons. Le client doit payer chaque demande de dépense approuvée dans les sept (7) jours suivant la date de la facture. Le client ne peut pas refuser de payer, rejeter ou contester un poste de dépenses parce qu’il conteste, en tout ou en partie, une autre facture, dépense ou feuille de temps de FRG ou FRGS ou parce qu’il n’est pas satisfait des services de recrutement ou des services de temps et de matériel.

Dépenses d’affaires légitimes et autorité. </Peu importe que la dépense ait été engagée à la demande ou au profit du client ou du client du client, c'est le client, et non le client du client, qui a l'obligation de payer ou de rembourser le FRG ou le FRGS pour cette dépense. L'approbation par le client ou son client d'un poste de dépense sur une demande de remboursement est considérée comme une preuve concluante que cette dépense est une dépense professionnelle légitime. Le client déclare et garantit à FRG et FRGS que tout employé, agent ou représentant du client ou du client du client qui préapprouve une dépense ou approuve un élément d'une demande de dépense est autorisé et qualifié pour le faire, et que cette approbation est contraignante pour le client à toutes fins.

Général. FRG et FRGS interpréteront la présente politique conformément à toutes les lois applicables. Le client reconnaît et accepte qu’il peut y avoir des circonstances inhabituelles ou imprévues qui font qu’un employé de FRGS encourt des dépenses professionnelles qui diffèrent de ce qui était prévu ou convenu. Par conséquent, le client doit approuver et payer tout poste de dépense qui est différent ou plus élevé que ce qui avait été convenu, à condition que les circonstances inhabituelles ou imprévues, et les frais qui en résultent, ne soient pas la seule faute de l’employé de l’ERSF. FRG et FRGS se réservent le droit de modifier la politique à tout moment. Cette politique remplace tous les autres accords et déclarations antérieurs et contemporains, qu’ils soient écrits ou oraux, explicites ou implicites, concernant de quelque manière que ce soit le remboursement des frais des employés de l’ERSF. Dans la mesure où les pratiques du Client ou du Client du Client, actuelles ou futures, s’appliquent aux Employés du FRGS mais sont incompatibles avec les termes de la présente Politique, les dispositions de la présente Politique prévaudront.

[1] Sauf définition contraire dans la présente Politique de remboursement des frais des Employés du FRGS, tous les termes en majuscules utilisés dans le présent document ont le sens qui leur est attribué dans l’Accord.